Dalam organisasi terdapat 3 kegiatan penting yang menjadi pilar utama komunikasi dalam berorganisasi , yaitu diskusi, rapat, persidangan. Apa bedanya diskusi, rapat, dan persidangan? Mari kita bahas lebih dalam.
Pertama, diskusi adalah suatu kegiatan yang dilakukan minimal oleh dua orang untuk memecahkan suatu permasalahan dengan saling adu argument berupa saran, usulan, atau Solusi dari masalah tersebut. Kedua, rapat adalah sebuah musyawarah yang melibatkan seluruh anggota yang membahas banyak permasalahan penting sesuai agenda, yang membedakannya dengan diskusi adalah pada outputnya, diskusi menghasilkan kesimpulan sedangkan rapat menghasilkan keputusan. Ketiga, persidangan adalah forum formal suatu organisasi untuk membahas masalah tertentu dalam upaya menghasilkan putusan-putusan, yang akan menjadi sebuah ketetapan atau aturan-aturan.
Jenis Persidangan
Dalam sebuah persidangan organisasi terdapat beberapa aturan dan mekanisme yang harus dijalankan, aturan-aturan dibuat agar sidang yang dilaksanakan berjalan aman, kondusif, dan demokratis. Oleh karena itu, kita akan membahas terlebih dahulu tentang jenis-jenis sidang dalam organisasi. Sidang terbagi menjadi 3, yaitu sidang pleno, sidang paripurna, dan sidang komisi.
- Sidang Pleno yaitu sidang yang diikuti oleh seluruh peserta musyawarah untuk membahas dan menghasilkan keputusan mengenai tugas dan/atau wewenang dalam musyawarah.
- Sidang Komisi adalah sidang yang diikuti oleh beberapa orang dari peserta musyawarah untuk membahas sebagian tugas dan/atau wewenang dalam musyawarah yang menjadi tugas komisi yang bersangkutan.
- Sidang Paripurna adalah sidang yang diikuti oleh seluruh peserta musyawarah untuk mengesahkan segala ketetapan dan keputusan dalam musyawarah.
Unsur Persidangan
Di dalam berjalannya persidangan, terdapat beberapa unsur yaitu presidium sidang (pimpinan sidang), peserta sidang, tata tertib dan palu sidang. Kemudian ada perkara atau sesuatu yang dibahas dan disepakati bersama di dalam forum. Mari kita bahas lebih lanjut
Dalam persidangan , presidium sidang ada 3, yaitu presidium 1, presidium 2, dan presidium 3, yang dimana memiliki tugas dan kewenangan masing-masing. Presidium 1 yang memimpin penuh jalannya persidangan, Presidium 2 yang mencatat usulan dan masukan peserta sidang atau sebagai notulen, Presidium 3 yang memberikan peluang interupsi bagi peserta sidang dan memilih peserta yang akan melakukan interupsi, lobbying, menghitung kuorum dan atau membantu presidium 1.
Kemudian jenis peserta persidangan, ada peserta aktif, pasif , dan peninjau. Pertama, Peserta aktif adalahh yang memiliki hak penuh berupa kesempatan berbicara maupun memberikan kritik secara lisan dan tulisan, hak mengambil keputusan, dan hak untuk memilih dan dipilih. Kedua, Peserta pasif kebalikan dari peserta aktif akan tetapi bisa memberikan hak untuk berbicara saat diminta oleh presidium sidang, semisal alumni yang menjadi tamu undangan. Ketiga, Peninjau adalah mereka yang tidak memiliki hak untuk berbicara, akan tetapi berhak memberikan arahan saat sidang mulai keluar dari pembahasan.
Istilah-istilah dalam persidangan
- Order adalah cara peserta sidang menghentikan sementara pembicaraan agar bisa meminta penjelasan atau memberikan saran terkait persidangan.
- Opsi adalah saran atau usulan yang diajukan oleh peserta sidang terhadap satu masalah tertentu.
- Afirmasi adalah proses mengonfirmasi atau menyetujui pendapat yang sudah disampaikan oleh peserta sidang untuk memperkuat pendapat tersebut.
- Lobbying adalah proses mempertemukan beberapa saran atau usulan dalam persidangan, di mana peserta sidang berdiskusi tanpa campur tangan dari pimpinan sidang.
- Voting adalah cara mengambil keputusan dalam musyawarah dengan cara memungut suara karena sulit mencapai kesepakatan.
- Skorsing adalah penundaan waktu dalam jangkauan pendek atau sementara karena adanya pemberian kesempatan bagi peserta sidang untuk istirahat dan lain lain
- Pending adalah penundaan persidangan waktu sidang dalam jangkau panjang karena ada masalah teknis, dan penundaan ini membutuhkan waktu yang lama.
- Interupsi adalah tindakan memotong pembicaraan orang lain dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan.
- Konsideran adalah proses mempertimbangkan berbagai aspek dalam menentukan putusan persidangan yang sudah dibahas.
- Peninjauan Kembali (PK) adalah proses meninjau ulang keputusan yang telah disepakati oleh presidium sidang agar bisa diperbaiki atau diubah.
- Kuorum adalah jumlah anggota minimal yang harus hadir dalam rapat, yaitu setengah dari total peserta sidang ditambah satu, agar dapat mengesahkan suatu putusan.
- Walkout adalah tindakan peserta sidang meninggalkan ruang sidang karena tidak menyetujui keputusan yang diambil.
Interupsi Persidangan
- Point of Question adalah Bentuk interupsi berupa penyampaian informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta sidang termasuk pimpinan sidang.
- Point of Order adalah Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan.
- Point of Justification adalah Bentuk interupsi yang digunakan untuk menguatkan pendapat seseorang.
- Point of Information adalah Bentuk interupsi untuk memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk memberikan informasi kepada peserta sidang.
- Point of Correction adalah Bentuk interupsi yang dilakukan untuk mengoreksi pendapat atau informasi yang disampaikan dari peserta sidang.
- Point of Previlage adalah Bentuk interupsi bertujuan memberi informasi kepada pimpinan sidang jika seseorang merasa tersinggung dengan peserta sidang lainnya. Atau izin ke luar ruangan (toilet).
Persidangan di CSSMoRA
- Musyawarah Nasional CSSMoRA (MUNAS)
Merupakan forum persidangan yang menetapkan LPJ Pengurus Nasional CSSMoRA, menetapkan AD/ART dan GBHO CSSMoRA, Menetapkan kepengurusan Nasional serta menetapkan mekanisme pembentukan dan pembubaran CSSMoRA
- Musyawarah Kerja Nasional CSSMoRA (MUSKERNAS)
Merupakan forum persidangan yang membahas, merumuskan dan menetapkan program kerja Pengurus Nasional
- Musyawarah Besar CSSMoRA PT (MUBES)
Merupakan forum persidangan yang menetapkan LPJ Pengurus CSSMoRA PT, membahas AD/ART dan GBHO CSSMoRA, Memilih ketua PT serta Menetapkan kepengurusan CSSMoRA PT
- Musyawarah Luar Biasa CSSMoRA (MUSLUB)
Merupakan forum persidangan yang mempunyai wewenang untuk mengganti ketua atau pembubaran CSSMoRA dan juga dapat mengubah AD/ART dan GBHO CSSMoRA
- Musyawarah Pimpinan Nasional CSSMoRA (MUSPIMNAS)
Merupakan forum persidangan yang mensosialisasikan program kerja pengurus nasional, konsolidasi bersama ketua PT dan menyikapi kebijakan yang berkaitan dengan CSSMoRA
- Musyawarah Luar Biasa CSSMoRA PT (MUSLUB)
Merupakan forum persidangan yang mempunyai wewenang untuk mengganti ketua PT atau pembubaran CSSMoRA PT
- Musyawarah Kerja CSSMoRA PT (MUSKER)
Merupakan forum persidangan yang membahas, merumuskan dan menetapkan program kerja Pengurus PT
Ketukan Palu
Satu Ketukan
- Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang
- Mengesahkan keputusan sidang
- Mencabut Skorsing
- Peninjauan kembali
- Membatalkan ketukan sebelumnya
- Memberikan peringatan kepada peserta sidang untuk tenang dan tidak gaduh
Dua Ketukan
- Tanda skorsing sidang
- Tanda untuk pending sidang
Tiga ketukan
- Ketukan untuk memulai dan mengakhiri persidangan
- Ketukan untuk pengesahan keputusan akhir/mensahkan keputusan akhir
- Ketukan berulang-ulang untuk menghentikan kegaduhan oleh peserta sidang
- Ketukan untuk mengesahkan konsideran
Menurut pandangan penulis, kualitas sebuah organisasi dapat diukur dari bagaimana mereka menghormati meja persidangan. Sebuah persidangan yang dijalankan dengan integritas tinggi menghormati tata tertib dan menjunjung tinggi etika berpendapat akan melahirkan keputusan yang berwibawa. Sebaliknya, persidangan yang hanya mementingkan ego kelompok atau mengabaikan prosedur hanya akan menghasilkan produk hukum yang cacat dan berpotensi memicu konflik internal.
Kita harus menyadari bahwa kekuatan sebuah keputusan organisasi tidak terletak pada kerasnya suara peserta sidang, melainkan pada keabsahan prosesnya. Ketukan palu pimpinan sidang bukan sekadar tanda berakhirnya perdebatan, melainkan simbol lahirnya tanggung jawab baru bagi seluruh anggota untuk tunduk dan patuh pada hasil kesepakatan kolektif.
Daftar Pustaka
CSSMoRA (Community of Santri Scholars of Ministry of Religious Affairs). Modul Teknik Persidangan Nasional
Hasibuan, J. J., & Moedjiono. (2012). Proses Belajar Mengajar. Bandung: Remaja Rosdakarya
KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)